ご相談内容

大勢の派遣人材を受け入れているが、派遣会社や派遣人材ごとに勤怠管理方法や勤怠実績締め日、請求日が異なるため、月末と月初になると担当社員に高い負荷がかかる状態。派遣人材をうまく使うことが今後の会社の成長に繋がるのに、この事務処理のために人数の制約を受けていた。

コンサルティング概要

業務プロセス管理図を用いて、業務の流れと社員負荷の発生箇所、及びその根本原因を特定した。その結果、以下の課題が明確化された。

1. 社内稟議処理が複雑すぎる
2. 派遣人材を受け入れている現場の責任者が勤務報告書を確認しきれていない
3. 事務担当者が一人一人で業務を抱えてしまっているため、他の人が手伝えない
4. 人材派遣会社に対して適時適切に人材ニーズ情報を提供するための仕組みが無い

結果

勤怠報告書を管理するデータベースを整備し、そこに情報を集約することで、現場と事務担当者チームが情報をリアルタイムに共有しつつ管理できるようにした。また、権限と責任の分担を改訂し、稟議処理ルートをシンプル化した。
これらの対策により、事務担当体制はそのままに経営方針で示された人数の受け入れが可能となり、事務担当者の業務負荷も平準化された。

お客様の声

当初課題の山だらけでどこから手を付ければ良いかわかりませんでしたが、業務プロセス管理図を描くことで、担当業務の非合理的な部分が明確化できました。更にそこで明らかになった課題を全社で共有することができ、なぜ派遣人材の管理業務が大変なのかを理解してもらうことができるようになりました。それもあって「システムで勤怠報告書を管理する」という社内ベクトルが構築でき、必要最低限の投資でシステム導入ができました。