ご相談内容

長年に渡り、システム担当者１名で業務別部門別の簡易データベースを作り部品や在庫管理をしてきた。大きなシステム投資をせずに運営できていたが、その一方で部品在庫データが部門毎の複数システムに分断されてしまい、品名も統一されていなかったため、全社在庫を把握出来なかった。そのため、過剰な発注·誤発注が発生したり、棚卸しをしないと在庫評価金額が全くわからないなどの不具合を抱えてきた。さらにその簡易データベース自体も、担当者一人が作ってきたため、中身がブラックボックス化してしまい、作り直しもままならない。受発注管理システムを導入することとしたが、どう進めれば良いのかわからない。

コンサルティング概要

経営層と現場担当者、営業責任者によるプロジェクトチームを発足。

1. 顧客接点上の課題も拾い上げるため、顧客対応上の課題、製造現場の課題、経営としての課題を整理
2. 重点課題を、「在庫状況に応じて商談対応できるようにすること」、「余計な工数をかけず、自社の技術力をお客様への技術課題解決提案に使えるようにすること」、「複数システムをやめ、単独のシステムで全社員が共通の情報の下に業務推進できること」に定めた。
3. 重点課題に関係する業務プロセス管理図を描き、現状の業務の流れと重点課題が発生している原因を特定。
4. 特定した課題を解決するために必要なシステム機能の企画と、それを使った業務のあるべき姿を設定。
5. 同時に部品発注と在庫管理に関する業務プロセス管理図を描き、今後のあるべき姿を描いた。
6. 上記をベースとして、解決したい課題とその優先順位、期待している機能、及びそれらが実現すると会社がどう変革するかを「システム化提案依頼書」にまとめた。

結果

地元企業を含めて数社から提案と見積を得ることができた。優先順位が明確になっていたため、集まった提案書と見積書から自社に最適なシステムを選定できた。その結果、自社の規模に見合う小規模な受発注管理システムを構築でき、営業からの受注に基づく部品所用量計算、発注、在庫管理のシステムが一元化できた。営業からも、「リアルタイムに在庫が見えるようになり、お客様をお待たせすることが少なくなった」などの声も上がり、顧客接点上も大きく改善できた。

お客様の声

以前システム販売会社に声をかけた際、会社によって予算金額が大幅に異なるため、どの提案を選べば良いのか解りませんでした。しかし、コンサルティングを受けることによって自社で必要な機能を優先順位化できましたし、その具体的な機能要求も社内で明確化できたので、スムーズに導入すべきシステムを決めることができました。今までは営業が在庫情報や製造のステータスを見る手段が無かったため、問い合わせ対応の負担がありましたが、本システムではリアルタイムで営業も在庫確認できるので、営業活動の活性化にも繋がっています。