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IT化経営羅針盤51 これからの企業運営に必須な、WEB会議のコミュニケーションスキル

「鈴木さん、WEB会議上手く使っていらっしゃっていますよね。当社ではチャレンジしているのですがあまり役になっていないので、コツなどあれば教えてもらえませんか?」といったお問い合わせを頂きました。当社は地方に所在していることもあり、お客様とのお打ち合わせにWEB会議の活用を推奨してきました。WEB会議であれば、移動の手間と時間と交通費がかかりませんし、お客様先にお邪魔するにしても会議室などの会社のリソースの占有を必要としません。メリットとデメリットを比較すると、メリットの方がかなり大きいと断定できます。
さて、そのお問い合わせには、おそらく下記のような背景とか使いにくさが背景になっているのではないかと思います。

■技術的な面での使いにくさ

①音声が途切れる、発言が錯綜し、うまく話ができない
②使い方に慣れていないため、情報を共有しようとしたときにもたつく、しまいには諦めてしまう

■心理的な使いにくさ

③議論が盛り上がらない・一方通行になってしまいがち
④何を議論しているのかわかりにくい

他にも細々と色々あると思いますが、こんなことがハードルになっていることが多いと思います。
これらに対する、当社の「コツ」めいたものを書いてみましょう。

・マイクとスピーカーに多少の投資をする
ほとんどのWEB会議システムは、エコーキャンセラーという機能が備わっています。自分の発言した音声が相手のスピーカーから再生され、それが相手のマイクに拾われてしまいループして戻ってくる、という現象を回避するための機能です。たまにイベント会場のリハーサル中に「キーン」という大きな音がしますね。それがエコーという現象です。それを回避する為、ソフトウェアで「音を出している方を優先する」という機能がエコーキャンセラーです。これは便利な機能ではあるものの、どうしても「音を出している」という認識をするために短時間ですが時間が必要です。すると、例えば2名でWEB会議ごしに会話している際に話し始めの一言が聞こえにくい、という現象が発生します。
これを回避するためには、ヘッドセットなど音のループができないようにする小物を使うか、数万円しますがハードウェアでエコーをキャンセルする仕組みを持った会議用のスピーカーマイクを購入する、という手段があります。ヘッドセットは1名につき1つ買う必要がありますが、安いものであれば千円台で購入できるので、少額投資の割には効果は絶大です。一部屋に数名集まって他拠点間会議をするのであれば、オーディオメーカーの出しているスピーカーマイクや、1万円ほどで購入できるBluetoothのモバイルスピーカー(大抵の製品にはマイクも仕込まれている)を購入するのがお勧めとなります。

・いつでも使うことにより、自分の片腕のように使いこなす
いざ会議をしよう、というときに、機材のセットやソフトウェアの開始と設定でかなり戸惑います。たまにしか使わないと、そのたびに「これはどうすれば良かったのか?」ということも多く発生し、開始時間を過ぎてしまうことも多いと思います。これを回避するためには、慣れしかありません。私のお勧めは、「毎日使う」ことによって「慣れる」ということです。大抵のWEB会議サービスはいったん契約すると使い放題です。毎日使ったからと言って金額が増えるわけではありません。どうせ代金を支払うなら、「毎日使え」です。例えば会社内でも朝一番に誰かと接続し、ちょっとした相談があった場合に「これどうすればいいんだっけ?」的に気軽な声がけをするようにすれば、使い方は簡単に習得できます。「会議」だからといってかしこまる必要は何も無く、一種の「内線」として使えば自ずから慣れることができるわけです。

・会議を単なる打ち合わせではなく、きちんと「会議」にする
どのような会議であっても、WEB会議でなく普通の会議であっても、「議題・Agenda」が存在するはずです。それが無い会議は単なる打ち合わせとか情報交換ですね。「会議」にする為には、議題とゴールが設定されていて、それをあらかじめ出席者に了解してもらう必要があります。それができていないWEB会議は大抵の場合失敗します。この癖を付ける様にすれば、リアルな会議であっても充実することは間違いありません。

・議長が議長の役目を果たす
議長(ファシリテーター)は、議題とゴールを設定することだけが役割ではありません。積極的に議論をリードしていかなければならないことは当然です。会議がスタートしたら、まず議題を明確に示し、それに対して必要な発言を引き出し、その内容が周りに伝わっているかきめ細かくフォローすることが役割となります。これを円滑に進めるために当社がやっていることは「手書きホワイトボード」の活用です。これはリアルな会議でも同じですが、参加者誰しも、話が込み入ってくると「今何を話ししているのか」が不明確になることが良く発生します。それを最低限に抑制するツールがホワイトボードです。よくテキストエディターで議事を書きながらそれを共有する方がいらっしゃいますが、これでは「文字にできないもの」を共有できません。カンタンな図や矢印を使うだけで格段に全員の理解度が向上しますので、是非お試し頂ければと思います。これを容易に実現できるのが、タブレットとスタイラスです。当社では、議長はカメラと音声を司るアカウントでログインしつつ、タブレットを参加者アカウントとしてダブルログインし、その画面をホワイトボード代わりに全員に共有する方法を使っています。驚くほどコミュニケーションの質が向上しますし、なんなら書いたものをそのまま画像で全員に配布することにより議事録代わりにも使えますので、とても便利です。

実務的な話題でかなりの量の文面になってしまいましたが、是非一つでもお試しいただき、WEB会議の質を向上いただければと思います。

当社ではWEB会議による初回無料のコンサルティングも承っておりますので、それを活用して細かいところをご説明することも可能です。ご興味があれば気軽にお問い合わせください。

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