代表コラム

「IT化経営羅針盤」

IT化経営羅針盤20 「業務プロセス管理図™」を使った圧倒的に効率の良い業務可視化

業務システムを構築するためには現在やっている業務の可視化(業務フロー、プロセスの可視化)が大切であることは当コラムでも何回かご説明しています。ところが、プロセスを図に明確化するとそこに課題を書き入れる必要がありますし、課題を対策するとプロセスが変わってしまいます。当然ですね。両者は切っても切っても切り離せないものであり、両方を同期させてメンテナンスしないと業務改革はできないものだからです。

(例)業務フロー図とそこに記入された課題・課題一覧表の相関関係

この例からもご理解頂けるとおり、業務の流れをフロー図で可視化すると、それはグループワークで書くことが多いので、疑問とか意見が発生し、それを課題として書き入れることになります(図の上半分)。しかし、この課題に対して対策を立案し、推進しようとするとどうしても一覧形式にしないと管理できません(図の下半分)。
また、対策そのものはフローを変更する様なものになることが多く、上記の例の場合、製品在庫と資材在庫が二つのシステムに分離していることが課題なので、これを一つにまとめるという対策を実施した瞬間にフロー図が変わってしまいます。こうして一対となった二つの資料を延々と同期させてメンテナンスする必要が生じ、非常に非効率です。
それにも関わらず、これらの二つの情報を同期管理する手法が今まで確立されていなかった※のです。
そこで、これらを解決し、効率よく(ストレス無く)二つの情報を管理する為の考え方として、「業務プロセス管理図™」という概念を提唱させて頂くこととしました。
詳細については非常に長い解説になってしまうので割愛致しますが、
業務フロー図を主情報とし、そこの随所に記載された課題を一覧に集計する
という考え方と、それをボタン一つで実現するソフトウェアツールになります。更に、そのツールには、
業務一覧から業務フロー図への自動変換
の機能も盛り込みましたので、フローを書くことがどうしても苦手な担当者さんに「自分のやっている業務を表でいいから書いてみなさい」という比較的簡単な指示で半自動的にフロー図ができあがります。
このツールの使い勝手は、実際に見て頂かないと解らないと思いますので、いずれ動画などを使ってご説明したいと思います。
今回のコラムは新しい手法とツールの話となってしまいましたが、業務プロセスの可視化はIT化のキモと言って過言はありません。そこで当社のお客様には本ツールを無償で使って頂くこととしましたので、是非お問い合わせ頂ければと思います。
本手法とツールが、お客様の業務可視化に少しでもお役に立てればと願ってやみません。

※2019年8月8日現在 当社調べ

「業務プロセス管理図™」はベルケンシステムズ株式会社の商標です。
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